Importancia del Gobierno en Línea a nivel nacional

Gobierno en línea 3.0: la Estrategia de Gobierno en Línea se renueva de cara al futuro:

De conformidad con los nuevos retos que se deben abordar la estrategia Gobierno en Línea se renueva y proyecta la siguiente visión a 2015 para las entidades de nivel nacional, y para el 2016 y 2017 para las entidades de nivel territorial:

En el año 2015 la ciudadanía en general tendrá acceso de forma oportuna a más y mejor información bajo un esquema de comunicación en doble vía y de rendición de cuentas permanente y en tiempo real, lo cual permitirá una mejor participación en el proceso de toma de decisiones y un mejor ejercicio del control social. De igual forma, la ciudadanía no tendrá la necesidad de hacer filas ni asistir personalmente a las entidades para llevar a cabo sus trámites y recibir los servicios del Estado, generando una relación más fácil, con menores costos y que genere mayor confianza y satisfacción. Lo anterior será logrado gracias a que las entidades se habrán transformado en entidades digitales abiertas, pues habrán incorporado las TIC de forma transversal en su operación tradicional, transformando su funcionamiento interno y la relación con sus usuarios.

Para esto las entidades contarán con sedes electrónicas, en donde se dispondrá de acceso multicanal a toda la información, así como a la gestión en línea de trámites y servicios, observando permanentemente las condiciones de accesibilidad, usabilidad, calidad, seguridad, reserva y privacidad.

Igualmente, se habrá creado una cultura de colaboración y participación, en donde se intercambiará activamente información por medios electrónicos entre entidades, se construirán políticas y estrategias con la participación electrónica de actores clave, y existirán las condiciones para que terceros creen nuevos servicios que generan valor a la ciudadanía.

Asimismo, la entidad habrá reducido al menos el 30% de su consumo de papel a la vez que aumentará su eficiencia debido a la optimización y uso de medios electrónicos en sus procesos y procedimientos.

Lo anterior estará sustentado en el conocimiento de las necesidades de los usuarios, la adopción de nuevas tendencias tecnológicas y la implementación de buenas prácticas, generando así un esquema de innovación y mejoramiento permanente.

Los componentes de la estrategia de Gobierno en línea se derivan de la evolución de las “Fases de Gobierno en línea” contempladas en el Decreto 1151 de 2008, y se adiciona un nuevo componente que contempla temas y actividades transversales, así:

Elementos Transversales:

Comprende las actividades que deben implementar las entidades para conocer sus diferentes grupos de usuarios, identificar sus necesidades e investigar permanentemente sobre los cambios en las tendencias de comportamiento, para aplicar este conocimiento a sus diferentes momentos de interacción. De igual forma, se promueve que las entidades cuenten con una caracterización actualizada de la infraestructura tecnológica y establezcan un plan de ajuste permanente.

En este componente también se describen actividades orientadas a que cada entidad cuente con una política de seguridad que es aplicada de forma transversal y mejorada constantemente; y que se garantice la incorporación del Gobierno en línea como parte de la cultura organizacional y elemento de soporte en sus actividades misionales. Para alcanzar los objetivos de este componente, las entidades deberán desarrollar las siguientes actividades: 

1. Institucionalizar la Estrategia de Gobierno en línea; 

2. Centrar la atención en el usuario; 

3. Implementar un sistema de gestión de Tecnologías de Información; 

4. Implementar un sistema de gestión de seguridad de la información (SGSI).

Información en línea:

Comprende todas las actividades a desarrollar para que las entidades dispongan para los diferentes tipos de usuarios de un acceso electrónico a toda la información relativa a su misión, planeación estratégica, trámites y servicios, espacios de interacción, ejecución presupuestal, funcionamiento, inversión, estructura organizacional, datos de contacto, normatividad relacionada, novedades y contratación, observando las reservas constitucionales y de Ley, cumpliendo todos los requisitos de calidad, disponibilidad, accesibilidad, estándares de seguridad y dispuesta de forma tal que sea fácil de ubicar, utilizar y reutilizar.

Las actividades de este componente están concentradas principalmente en dos aspectos: 

1. Publicación de información 

2. Publicación de datos abiertos.

Interacción en línea:

Comprende todas las actividades para que las entidades habiliten herramientas de comunicación de doble vía entre los servidores públicos, organizaciones, ciudadanos y empresas. Igualmente, este componente promueve la habilitación de servicios de consulta en línea y de otros mecanismos que acerquen a los usuarios a la administración pública, que les posibiliten contactarla y hacer uso de la información que proveen las entidades por medios electrónicos.

Las actividades están concentradas en dos aspectos: 

1. Habilitar espacios electrónicos para interponer peticiones 

2. Habilitar espacios de interacción.

Transacción en línea:

Comprende todas las actividades para que las entidades dispongan sus trámites y servicios para los diferentes tipos de usuarios, los cuales podrán gestionarse por diversos canales electrónicos, permitiéndoles realizar desde la solicitud hasta la obtención del producto sin la necesidad de aportar documentos que reposen en cualquier otra entidad pública o privada que cumpla funciones públicas. Lo anterior haciendo uso de autenticación electrónica, firmas electrónicas y digitales, estampado cronológico, notificación electrónica, pago por medios electrónicos y actos administrativos electrónicos.

La actividad a adelantar por parte de las entidades para dar cumplimiento al Componente deTransacción en línea está relacionada principalmente con la posibilidad del ciudadano de realizar trámites y servicios en línea, lo cual implica: 

1. Formularios para descarga y/o diligenciamiento en línea, 

2. Expedición en línea de certificaciones y constancias, 

3. Automatización de trámites y servicios, 
4. Ventanillas Únicas Virtuales, 

5. Pagos en línea, 

6. Uso de firmas electrónicas y digitales, entre otros.

Transformación:

Comprende todas las actividades para que las entidades realicen cambios en la manera de operar para eliminar límites entre sus dependencias y con otras entidades públicas, intercambiando información por medios electrónicos haciendo uso del lenguaje común de intercambio de información, liderando o participando en cadenas de trámites en línea. Asimismo, establece las pautas para que la entidad automatice sus procesos y procedimientos internos e incorpore la política de Cero Papel.

Las actividades se clasifican en dos grupos: 

1. Actividades para hacer uso de medios electrónicos en procesos y procedimientos internos,  
2. Actividades para intercambiar información entre entidades.

Democracia en línea:

Comprende todas las actividades para que las entidades creen un ambiente para empoderar a los ciudadanos e involucrarlos en el proceso de toma de decisiones. Con estas actividades se propicia que el ciudadano participe activa y colectivamente en la toma de decisiones de un Estado totalmente integrado en línea. Igualmente, se promueve que las entidades públicas incentiven a la ciudadanía a contribuir en la construcción y seguimiento de políticas, planes, programas, proyectos, la toma de decisiones, el control social y la solución de problemas que involucren a la sociedad en un diálogo abierto de doble vía.

Este componente establece las indicaciones para que las entidades lleven a cabo sus ejercicios de participación en línea a través de un proceso ordenado y de realimentación permanente tanto al interior, como hacia sus ciudadanos y/o usuarios. Son 4 los grupos de actividades de democracia en línea que se desarrollan en este componente: 

1. Definir la estrategia de participación; 

2. Construir de forma participativa las políticas y planeación estratégica; 

3. Abrir espacios para el control social; 

4. Abrir espacios de innovación abierta.

Vemos como acorde la evolución global de la tecnología, y los medios de acceso y las herramientas existentes, las fases para la implementación del gobierno en línea, son en comparación a las iniciales del decreto del 2008, más específicas y técnicas, donde se busca una interacción más efectiva con el ciudadano.

Herramientas de apoyo para implementarGobierno en línea:

Con el fin de dinamizar el proceso de evolución a través de los niveles de madurez, el Ministerio TIC liderará e impulsará ciertos elementos habilitantes de la Estrategia, que deberán ser adaptados y posteriormente implementados por las entidades. Dentro de estos elementos habilitantes se encuentran los siguientes:

Políticos y de regulación:

Comprende la definición de lineamientos, metodologías, estándares y demás desarrollos normativos que se requieran para que las entidades comprendan e implementen acciones en temas como apertura de datos, accesibilidad, usabilidad, estándares de TI, interoperabilidad, mercado abierto de servicios, cero papel, notificación electrónica, autenticación electrónica, servicios compartidos, entre otros.

Capacitación y acompañamiento:

Hace referencia a las acciones que deben ser impulsadas desde el Ministerio TIC para difundir la Estrategia, acompañar y orientar su ejecución en las diferentes entidades y la capacitación de servidores públicos y ciudadanos para la apropiación y uso de los servicios implementados. Asimismo implica acciones de fortalecimiento de la industria de TI de forma tal que esta se encuentre alienada con la Estrategia al momento de ofrecer soluciones para las entidades.

Infraestructura tecnológica:

Implica el desarrollo y administración de las soluciones comunes y plataformas tecnológicas transversales para el uso de las entidades dispuestas por el Ministerio deTecnologías de la Información a las Comunicaciones.

En el gráfico se muestra el porcentaje que Gobierno en Linea debe implementar según el índice GEL, para obtener el 100% de eficacia propuesta, donde el punto central es el usuario, parq que tenga acceso total a la información. Se plantea puntos como Servicio, Seguridad TI, Capacidad de innovación, Eficiencia.